Digitale Akten-Archivierung aus einer Hand

Die Alexianer Werkstätten Köln bieten Ihnen eine Komplettlösung zur digitalen Archivierung von Akten an. Bei allen Arbeitsschritten legen wir großen Wert auf Qualitätssicherung und Datenschutz.

Zur Sicherung der Daten gegen Missbrauch lagern wir die Akten separat. Die Bearbeitung erfolgt ausschließlich durch unterwiesenes Personal. Alle digitalisierten Daten werden auf einem ausschließlich für die digitale Akten-Archivierung genutzten Server gespeichert, der täglich gesichert wird.

Sicher und schnell: Von der Abholung bis zur Aufbereitung

Zunächst holt unser Fahrdienst die Akten bei Ihnen ab. Der Transport erfüllt alle Anforderungen des Datenschutzes. Nach Erfassung und Einlagerung der Akten erfolgt die Vorsortierung. Hierbei werden die Akten so aufbereitet (Entfernen von Metallklammern, Sortierung von Belegen etc.), dass sie anschließend an unseren Hochleistungsscannern mit bestmöglichen Ergebnissen digitalisiert werden können.

Möglich sind sowohl Schwarz-weiß- oder Graustufenscans als auch Farbscans in verschiedenen Auflösungen. Ganz nach Ihren Wünschen.

Individuelle Indizierung Ihrer Dokumente- effizientes Datenmanagement

Im Anschluss an den Scanprozess prüfen wir die Scans sorgfältig auf Qualität und Vollständigkeit. Damit Sie Ihre Dokumente schnell und effizient wieder finden werden Sie  nach Ihren Wünschen indiziert. Mithilfe der Lesesoftware können Sie Ihre Dokumente nach den vereinbarten Schlagworten suchen. Das können beispielsweise Namen, Rechnungsnummern oder Datumsangaben sein.

Nach Abschluss der Qualitätssicherung werden die Dokumente auf dem gewünschten Medium (CD, DVD etc.), gespeichert.

Auf Wunsch erhalten Sie Ihre Akten entweder züruck oder geben bei uns deren Vernichtung in Auftrag.

Unsere Leistungen auf einen Blick